Met de AVG terug naar de kern van je dienstverlening

In onze vorige blog schreven we dat de AVG jou de kans biedt om je eigen dienstverlening goed onder de loep te nemen en waar nodig te verbeteren. In deze blog gaan we één van de aspecten van de AVG uitlichten: dataminimalisatie. Dit aspect biedt bij uitstek de gelegenheid om eens goed te reflecteren op je dienstverlening.

dataminimalisatie met Pluform

Welke informatie verzamel je van je cliënt en wat leg je vast? Als coach hebben we de neiging om onze cliënten de kleren van het lijf te vragen. Het stellen van vragen wordt vaak gezien als de kern van onze professie. Maar is dat ook echt zo? Het stellen van krachtige vragen is een voorwaarde, maar luisteren is nog veel belangrijker. We weten bijvoorbeeld uit onderzoek van Coaching Research Institute LLP (2013) dat de zinvolheid van een sessie na ongeveer 30 minuten ten einde loopt. Toch duren onze sessies vaak 1 tot 1 ½ uur. Dit lijkt te maken te hebben met het stellen van vragen die bij nader inzien onnodig zijn voor het begeleidingsproces. Wanneer je aan begeleidingsprofessionals vraagt waarom bepaalde vragen worden gesteld, blijkt dit in eerste instantie om een beter beeld van de situatie te krijgen. Het gaat dus niet om vragen die bijdragen aan het inzicht bij de cliënt.

Begeleidingsprofessionals die wij opleiden om ook online hun cliënten en patiënten te begeleiden bevestigen dit. We hebben inmiddels meer dan 1000 professionals getraind die een proeftraject doorliepen met een online cliënt. Een stelregel bij online werken is dat wanneer je meer dan drie vragen stelt je vaak geen antwoord krijgt. Professionals die de opleiding hebben afgerond geven dan ook aan dat het afleren van het veelvuldig vragen stellen een van de moeilijkere aspecten was tijdens de opleiding. Opmerkelijk is dat ze vervolgens ook in hun face-to-face begeleiding minder vragen zijn gaan stellen en het werk meer overlaten aan de cliënt. Kortom, we hebben meestal veel minder informatie nodig dan we over het algemeen denken.

 

Van kwantiteit naar kwaliteit

Terug naar de AVG. De hoeveelheid vragen die jij stelt aan jouw cliënt en de verslaglegging van de antwoorden zijn relevant voor de AVG. De AVG verplicht jou namelijk om enkel de informatie van jouw cliënten te verwerken (opvragen, vastleggen en bewaren), welke nodig zijn voor een goede dienstverlening. Het verzamelen van veel informatie, maar ook ogenschijnlijk neutrale informatie kan problematisch zijn als deze informatie niet bijdraagt aan jouw dienstverlening. Denk hierbij aan iemands telefoonnummer, woonplaats of pasfoto. De eis van de AVG om zo weinig mogelijk gegevens te verzamelen wordt ook wel dataminimalisatie genoemd. Door dataminimalisatie kunnen datalekken worden voorkomen en word jij geholpen zorgvuldig om te gaan met de privacy van jouw cliënten.

 

Het verplichte verwerkingsregister

Om goed inzicht te krijgen in jouw gegevensverwerking en eventueel acties te ondernemen voor betere dataminimalisatie, verplicht de AVG om een verwerkingsregister op te zetten. Dit is een tabel waarin je alle categorieën persoonsgegevens die je verzamelt (bijvoorbeeld: e-mailadres, geboortedatum) op rijen zet. Elke categorie heeft een doel (bijvoorbeeld: communiceren met mijn cliënt) en een grondslag voor verwerking (bijvoorbeeld: nodig voor het uitvoeren van onze overeenkomst). De AVG kent zes grondslagen voor gegevensverwerking. Merk je dat je geen doel of grondslag aan een categorie persoonsgegevens kunt toekennen? Onderzoek dan of je deze gegevensverzameling niet beter achterwege kan laten. Naast het doel en de grondslag van gegevensverwerking voeg je aan elke rij toe welke personen er toegang hebben tot deze gegevens, of de gegevens terechtkomen bij partijen die buiten de Europese Unie/EER zijn gevestigd, hoe je de gegevens beveiligt en hoe lang je ze bewaart.

 

Complicatie: bijzondere persoonsgegevens

Tot zover weinig nieuws onder de zon. De AVG wordt pas ingewikkeld op het moment dat het gaat om de verwerking van bijzondere persoonsgegevens. Verzamel jij gegevens over iemands levensovertuiging, ras, seksuele voorkeur of gezondheid? Deze gegevens vallen onder de noemer bijzondere persoonsgegevens. Voor coaches en andere begeleidingsprofessionals is de kans aanzienlijk groot dat zij over bijzondere persoonsgegevens van hun cliënten beschikken. Bijvoorbeeld in sessieverslagen, testresultaten of reflectieverslagen van cliënten. 

Privacy_Pluform

 

Wat als ik over bijzondere persoonsgegevens beschik van mijn cliënt?

De AVG verbiedt de verwerking van bijzondere persoonsgegevens nadrukkelijk omdat deze gegevens zeer privacygevoelig zijn. Lastig aan deze verwerking is dat je bij een begeleidingstraject op voorhand niet altijd weet of je bijzondere persoonsgegevens gaat verwerken. Je weet immers vooraf niet wat de achterliggende behoefte of context is die bij een coachvraag of hulpvraag ligt.

De AVG biedt hiervoor een uitweg. Er zijn tien wettelijke uitzonderingen op basis waar je wel bijzondere persoonsgegevens mag verwerken.  Voor coaches en andere professionals die mensen begeleiden lijken vooralsnog twee van deze uitzonderingen van toepassing te kunnen zijn.

De eerste mogelijkheid is dat je gegevens mag verzamelen die noodzakelijk zijn voor doeleinden van preventieve of (arbeids)geneeskundige aard. Hierbij kun je denken aan
re-integratiedoeleinden of het beter leren omgaan met een ziekte. De andere mogelijkheid is om de uitdrukkelijke toestemming van jouw cliënt te vragen om bijzondere persoonsgegevens te mogen verwerken. Vraag vooraf toestemming aan je cliënt en geef duidelijk aan waarom je deze toestemming nodig hebt. Bijvoorbeeld: zodat je op de juiste manier de begeleiding uit kunt voeren  (noodzaak voor het uitvoeren van de dienstverlening), hier kun je dan later op terugvallen. Let op dat je cliënt uitdrukkelijk (schriftelijk) en uit vrije wil toestemming geeft. Houd er wel rekening mee dat de cliënt altijd de mogelijkheid heeft om op elk gewenst moment de gegeven toestemming weer in te trekken.

 

Wordt de soep zo heet gegeten als hij wordt opgediend?

 

Misschien vraag je je af in hoeverre de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) het nauw neemt met de wettelijke uitzonderingen op het verzamelen van bijzondere persoonsgegevens. Een aanrader is dit artikel over acties van de AP in de psychologische sector (bij een assessmentbureau). In dit artikel vind je een toelichting wanneer de AP de toestemming van jouw cliënten als geldig beoordeelt.

 

Verwerk je bijzondere persoonsgegevens? Dan komt in jouw verwerkingsregister een extra onderdeel. In dit onderdeel worden specifiek de wettelijke uitzonderingen vermeld op basis waarvan jij de bijzondere persoonsgegevens mag verzamelen. Voor een overzicht van de wettelijke uitzonderingen die je mag aanhalen, klik hier . Daarnaast worden er extra eisen gesteld aan de manier waarop jij zorgdraagt of laat dragen voor de beveiliging van deze gegevens. Ook deze maatregelen moeten worden vermeld in het register.

Controleer je register

Het opzetten van het verwerkingsregister neemt tijd in beslag, maar als je eenmaal klaar bent heb je een goed overzicht van alle gegevens die door jou worden verzameld. Dit heeft voordelen voor de AP, jouw cliënten en jouzelf. Aan de AP kun je bewijzen dat jouw gegevensverwerkingen gerechtvaardigd zijn. Je kunt daarnaast het register delen met jouw cliënten. Daarmee laat je zien dat zij hun informatie veilig aan jou kunnen toevertrouwen. Tenslotte helpt het register jou met dataminimalisatie. Het stellen van minder vragen maar betere vragen en het beperkt vastleggen van informatie over je cliënten helpt jou naar een betere en veiligere dienstverlening.

Doe de AVG-check

Wil je meer weten over dataminimalisatie en handvatten krijgen hoe jouw organisatie voldoet aan de AVG? Met onze gratis AVG-checker heb je binnen 5-15 minuten een heldere to-do lijst met de acties die jij nog moet ondernemen. De to-do lijst bevat ook een uitgebreid onderdeel over het verwerkingsregister.

Klik hier voor de AVG-checker en lees hier blog 1. De mindset: de AVG bewijst ons een enorme dienst

Plaats een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.