Veelgestelde vragen

1) Is er extra software, apparatuur of training nodig om gebruik te kunnen maken van Pluform?

Nee, Pluform is geheel webbased en is overal waar een computer met internet beschikbaar is toegankelijk zonder extra software of speciale instellingen. Tevens is Pluform zeer gebruiksvriendelijk. Tenslotte zijn er diverse handleidingen beschikbaar met uitgebreide beschrijvingen van de verschillende mogelijkheden en functies.

2) Wat zijn de gebruikerskosten?

Pluform is ontwikkeld op basis van het ‘open source’ principe en is daarom in de basis gratis te gebruiken. Wilt u meerdere cliënten tegelijkertijd begeleiden? Kies dan voor een betaalde licentie. Vandaag nog starten? Neem contact op voor een licentie: contactformulier.

Licentie voor organisaties

Werkt u met meerdere begeleiders en meerdere cliënten? Dan is er een zakelijke licentie met extra organisatie-functionaliteiten beschikbaar. Pluform is ook als SAAS (Software as a Service) oplossing beschikbaar. Meer weten? Neem contact op voor een gratis advies: contactformulier.

3) Hoe zit het met de privacy van gebruikers?

Wij hechten zeer veel waarde aan de privacy van onze gebruikers. Om deze reden worden er geen gegevens van gebruikers gedeeld met derden (tenzij wettelijk anders bepaald), ook niet via externe software zoals Google Statistics. Klik hier voor ons volledige Privacy en Security beleid.

4) Hoe is de online communicatie beveiligd?

Pluform maakt gebruik van een uitgebreide vorm van SSL, te weten SSL Extended Validation. Eén van de zichtbare eigenschappen van dit Extended Validation SSL Certificaat is dat de adresbalk van bijvoorbeeld Internet Explorer 7 en hoger groen kleurt (zie ook boven in de adresbalk van deze website). Dit houdt in dat de identiteit van de eigenaar van de website welke in het SSL Certificaat vermeld staat is gevalideerd is door middel van de zeer strenge Extended Validation richtlijnen. Klik hier voor ons volledige Privacy en Security Beleid.

5) Wie heeft toegang tot Pluform en hoe wordt het afgeschermd?

Alleen gebruikers met een gebruikersnaam en een wachtwoord en (optioneel) een SMS-code (twee-staps verificatie) hebben toegang tot Pluform. Begeleiders kunnen enkel de profielen van de eigen cliënten bekijken. Cliënten kunnen elkaars profielen niet bekijken. Standaard worden er geen persoonlijke adres-, telefoon- of mailgegevens zichtbaar gemaakt. Klik hier voor ons volledige Privacy en Security Beleid.

6) Waar, hoe en hoe lang worden gegevens bewaard?

De gegevens die binnen Pluform worden opgeslagen worden bewaard in Nederland op servers van de gecertificeerde datacenters van Interconnect te Eindhoven en ‘s-Hertogenbosch. Hierdoor is de strenge Nederlands wetgeving van toepassing en blijven de gegeven buiten de invloed sfeer van de Amerikaanse ‘Patriot Act’. De gegevens worden zowel versleuteld verzonden naar de servers van Interconnect als wel AES-256 gecodeerd opgeslagen op deze servers. De gegevens worden bewaard gedurende licentieperiode en voor twee jaar na afloop van de licentieperiode. Een gebruiker kan tevens zijn eigen gegevens verwijderen. Klik hier voor ons volledige Privacy en Security Beleid.

7) Zijn de functies binnen Pluform altijd beschikbaar?

In principe zijn de verschillende functies 24 uur per dag en zeven dagen per week toegankelijk. Er is uiteraard een afhankelijkheid van de beschikbaarheid van het internet.

8) Wat te doen bij een foutmelding?

Indien er een foutmelding in je beeld verschijnt, sluit dan uw Pluform profiel en probeer het later opnieuw. Mocht u na meerdere nieuwe pogingen nog steeds foutmeldingen krijgen, neem dan contact op met onze helpdesk of stuur een mail via dit contactformulier (noteer u naam en een gedetailleerde beschrijving van de foutmelding). Wij nemen z.s.m. contact met u op.

9) Ik ben mijn wachtwoord/gebruikersnaam kwijt/vergeten, wat nu?

Wachtwoord vergeten, klik hier om een nieuw wachtwoord aan te vragen. U ontvangt vervolgens een e-mail met een link naar uw account. Deze link is eenmalig te gebruiken om een nieuw wachtwoord in te stellen. Tip: uit veiligheidsoverwegingen is het wachtwoord niet zichtbaar in het profiel. Bij invoer van een nieuw wachtwoord verschijnen er enkel sterren (net als bij een pincode) en na het opslaan van het nieuwe wachtwoord zal het invoerscherm weer leeg zijn.

10) Ik wil graag de termen Coach, Client en Interventie aanpassen, kan dat?

Ja dat kan! Bent u bijvoorbeeld een Loopbaancoach, werkt u met studenten in plaats van cliënten of noemt u interventie liever opdracht? Met de functionaliteit Flexibele naamgeving kunt u de taxonomie van Coach, Client en Interventie voor uw organisatie aanpassen. Flexibele naamgeving is beschikbaar binnen een Professional en Premium licentie. Is flexibele naamgeving binnen uw licentie beschikbaar, volg dan de onderstaande stappen nadat u heeft ingelogd in uw account om van Pluform een online omgeving op maat te maken.

Stap 1) Ga naar de knop ‘Organisatie’ (rechtermenu). Het scherm met uw organisatie gegevens wordt zichtbaar. Hier kunt u de gewenste gegevens aanpassen.

Schermafbeelding 2015-12-30 om 14.14.29

Stap 2) Onder ‘Flexibele naamgeving’ ziet u de termen die je aan kunt passen staan. Klik op ‘Standaard’ in het grijze vakje bij de term die u wilt wijzigen. Vervolgens verschijnen de opties waar u uit kunt kiezen. Selecteer de term die u voortaan wilt gebruiken en klik op ‘Opslaan’

Schermafbeelding 2015-12-30 om 14.15.27

 

Vanaf nu zal deze term als standaard term worden gebruikt en is de term zichtbaar binnen voor alle coaches binnen uw  organisatie alsmede al hun cliënten.

11) Ik wil graag videobellen met een cliënt, kan dat?

Ja dat kan! Het is mogelijk om in Pluform te beeldbellen (een videogesprek voeren) met cliënten. Per cliënt is de functionaliteit ‘Videogesprekken’ aan te zetten.

Videogesprekken is beschikbaar binnen een Premium licentie. Is ‘Videogesprekken’ binnen uw licentie beschikbaar, volg dan de onderstaande stappen nadat u heeft ingelogd in uw account om van Pluform om te beeldbellen met cliënten.

Activeren van de functionaliteit ‘Videogesprekken’ voor een cliënt

Stap 1) Ga naar de knop ‘Cliënten’ (rechtermenu), kies het icoon Schermafbeelding 2016-02-23 om 14.06.20‘Schrijfblok’ achter de naam van de cliënt waarmee u wilt beeldbellen. Het scherm ‘Cliënt bewerken’ wordt zichtbaar.

Stap 2) Onder ‘Account gegevens’ kunt u ‘Videogesprekken’ voor deze cliënt aanvinken. Schermafbeelding 2016-02-23 om 14.10.58

Klik vervolgens op opslaan om beeldbellen te activeren voor deze cliënt. Uw cliënt ontvangt vervolgens een notificatie dat u deze functie heeft aangezet.

 

Randvoorwaarden:

In tegenstelling tot alle andere functies binnen Pluform is er voor beeldbellen in sommige situaties aanvullende software en/ of randapparatuur nodig.

A) Momenteel wordt beeldbellen ondersteund door de internetprogramma’s (browsers) Google Chrome en Firefox. Maakt u nog geen gebruik van Chrome of Firefox? Download gratis en heel eenvoudig Firefox of Chrome via een van de onderstaande links:

Ook uw cliënt dient over 1 van deze twee programma’s te beschikking omdat een videoverbinding anders niet tot stand is te brengen.

B) Om een gesprek via de computer te voeren en videobeeld mogelijk te maken heeft u een microfoon, webcam (videocamera) en geluidsboxen nodig die allen correct werken. Zonder webcam en microfoon is beeldbellen niet mogelijk. In de meeste moderne computers zijn deze drie onderdelen standaard geïntegreerd of kunnen als losse onderdelen (randapparatuur) worden aangekoppeld.

Ook uw cliënt heeft een goed werkende microfoon, webcam en geluidsboxen nodig.

Beeldbellen met een cliënt:

Als u ‘Videogesprekken’ heeft geactiveerd voor een cliënt en u wilt een videogesprek met deze cliënt starten, volg dan de onderstaande stappen.

Stap 1) Ga via de knop ‘Cliënten’ naar uw ‘Cliënten overzicht’ en klik op de naam van de cliënt waarmee u wilt beeldbellen.

Stap 2) Klik op de knop ‘Videogesprek’ om te beeldbellen met uw cliënten. Schermafbeelding 2016-02-23 om 14.13.45  Uw cliënt ontvangt vervolgens een notificatie dat u de cliënt belt via video en de cliënt kan er dan voor kiezen om dit gesprek te accepteren.

Let op: u kunt in Pluform zien wanneer een cliënt online is als u naar de dialoog gaat van deze cliënt, dit is zichtbaar naast de naam van de cliënt (grijs = offine , groen = online ). Cliënten kunnen niet zien wanneer een coach online is. Een gesprek via video wordt daarom ook altijd gestart door de coach.

Tip: ziet uw cliënt u niet geheel of andersom? Vergroot dan het venster.

Tip: krijgt u de melding dat een video-verbinding niet mogelijk is, controleer dan of u computer en die van uw cliënt voldoen aan de randvoorwaarden en of er een stabiele internetverbinding is.

12) Hoe maak ik een interventie aan?

Volg de stappen hieronder om een interventie aan te maken

Binnen Pluform is het mogelijk om oefeningen, opdrachten, vragenlijsten, intakelijsten, checklijsten en andere formulieren vorm te geven die aangeboden kunnen worden aan een cliënt. Onder de verzamelnaam ‘Interventies’ kunnen deze formulieren gemaakt worden en aan een bericht worden gekoppeld. Een cliënt kan een ‘Interventie’ openen, lezen en uitwerken. De uitwerking kan onder de interventie worden geplaatst. Een uitgewerkte interventie verschijnt automatisch (ingeklapt) onder het eerstvolgende bericht van de cliënt binnen de Dialoog. De coach kan vervolgens de uitwerking uitklappen binnen de Dialoog en er via een bericht in de Dialoog op reageren. Door deze workflow blijft de Dialoog overzichtelijk en zijn alle relevantie uitwerking eenvoudig beschikbaar. Het creëren van een interventie gaat als volgt:

Stap 1) Ga naar de knop ‘Interventies’ (rechtermenu) en kies in het nieuwe scherm vervolgens voor knop ‘Interventie Toevoegen’.  Schermafbeelding 2016-03-02 om 12.54.49

Stap 2) Vul in het nieuwe venster de verplichte velden in:

  • Titel: geef de interventie een heldere naam.
  • Categorie: noteer de naam van de categorie waarbinnen de interventie valt, dit is om in de toekomst interventies handig te kunnen groeperen.
  • Omschrijving: hier noteert u de tekst van de interventie. Het kan gaan om een opdrachtbeschrijving, de uitleg van een oefening, enkele vragen of andere teksten.

Schermafbeelding 2016-03-02 om 13.04.37

Het is mogelijk om een tekst lay-­out technisch op te maken. Dit kan met behulp van een ‘WYSIWYG editor’, oftewel een tekstverwerker (vergelijkbaar met Word en Pages). Selecteer de ingevoerde tekst die u wilt bewerken en kies uit een van de volgende bewerkingsopties:

  • lettertypen: hiermee kunt u kiezen uit diverse lettertypen;
  • kleuren: hiermee kunt u kleur geven aan de letters en woorden binnen u bericht;
  • onderstrepen, cursief, vet: met deze knoppen kunt u letters en woorden accenturen;
  • opsommingen en nummering: met de knoppen kunt u teksten te structureren;
  • smileys: met deze knop kunt u diverse smileys (emoticons) invoeren om uw tekst visueel te illustreren.

Stap 3) Eventueel toevoegen van een bijlage. Een interventie kan worden uitgebreid met multimedia bijlagen. Kies onder de interventie tekst voor de knop ‘Bijlage selecteren, vervolgens verschijnt er een nieuw scherm waarmee diverse multimedia bestanden zijn toe te voegen. De volgende tabbladen komen beschikbaar:

  • Bestand: via dit tabblad kunt u een bestand van uw PC, laptop, mobiel of tablet selecteren. Klik op knop ‘Kies bestand’ om een bestand te zoeken. Heeft u het juiste bestand gevonden? Kies dan voor de knop ‘Volgende’.Let op: afbeeldingen mogen maximaal 5 MB groot zijn en enkel een van de volgende bestandstypen zijn: txt, pdf, docx, xls, xlsx, ppt, pprtx, odt, ods, odp, jpg, jpeg of png.
  • Video: via dit tabblad kunt u een link naar een YouTube of Vimeo filmpje dat beschikbaar is op internet selecteren. Heeft u op internet het juiste filmpje gevonden? Kopieer dan de URL (link) naar dit tabblad. Kies daarna voor de knop ‘Volgende’.
  • Mijn bibliotheek: op dit tabblad zijn bestanden en links te vinden die u eerder via de andere twee tabbladen naar Pluform heeft geupload. Deze bestanden en links zijn te hergebruiken. Voor ‘Organisatiemanagers’, de coaches die het account beheren, is het mogelijk deze bestanden te delen binnen het account. Staat er in de Bibliotheek een bestand of link dat u wilt toevoegen aan de interventie? Selecteer het bestand of de link en klik op ‘Indienen’.

U kunt een onbeperkt aantal bestanden en links toevoegen aan een interventie.

Schermafbeelding 2016-03-02 om 12.58.57

 

Stap 4) Is de interventie gereed? Kies voor de knop ‘Opslaan’ om de interventie toe te voegen aan de interventie Bibliotheek.

13) Hoe voeg in een cliënt aan mijn account toe?

Volg de stappen hieronder om een cliënt toe te voegen.

Toevoegen van een client

Stap 1) Ga naar de knop ‘cliënt’ (rechtermenu), kies in het nieuwe scherm vervolgens voor knop ‘cliënt Toevoegen’.

Stap 2) Vul in het nieuwe venster de verplichte velden in:

  • Voornaam, Achternaam en Geslacht,
  • Emailadres: let op: noteer hier het mailadres van de cliënt waar notificatie berichten naar verzonden kunnen worden.
  • Taalinstellingen: maak hier een taalkeuze. In deze taal zal het profiel van de cliënt beschikbaar komen. Deze taal zal tevens als standaard worden gebruikt voor de notificatie berichten. Uw cliënt kan deze taalinstelling ten alle tijden zelf aanpassen.
  • Dialoog: noteer hier het eerste welkomstbericht voor uw cliënt. Dit bericht zal automatisch verschijnen in het profiel van de cliënt.

Stap 3) Kies voor de knop ‘Nieuw account aanmaken’.

Het nieuwe account wordt automatisch toegevoegd aan uw overzicht van ‘Cliënten’. Tevens wordt er automatisch een emailbericht met instructies verzonden naar het e-­mailadres van uw cliënt met daarin een activeringslink. Via dit mailbericht kan uw cliënt het account activeren en zelf een wachtwoord naar keuze invoeren.

14) Hoe maak ik gebruik van mijn kortingscode?

Bij het boek E-coaching: direct aan de slag met het nieuwe coachen zit een kortingscode om Pluform uit te proberen. Met deze kortingscode krijgt u de Professional licentie in Pluform helemaal gratis. Om gebruik te maken van deze actie vult u de code in bij kortingscode in het aanmeldformulier. Na 3 maanden kunt u er voor kiezen om verder gaan met een Professional licentie of om deze stop te zetten.